La complejidad que representa realizar Outsourcing o Tercerización de procesos y/o servicios exige tener los objetivos claros a los que se quiere arribar al finalizar la puesta en marcha del mismo. Eso requiere una importante planificación.

Empresas que encaran estos procesos por el solo hecho de una baja en sus costos operativos, suelen fracasar. Fallas en las estratégicas, errores de planificación y deficiente definición de alcance de los procesos que se incluyen en el proyecto de Outsourcing, las alejan del éxito.

Existen tantas diferencias en los Outsourcing a realizar, como empresas que encaran los mismos. Cada empresa debe considerar sus particularidades y entornos donde desarrolla sus negocios, siendo éste la base de definición de su proyecto de Outsourcing.

Considerando la actividad, lugar geográfico donde desarrolla sus negocios, proveedores, clientes, su fuerza comercial, y todo lo que impacte la operatoria, debe ser considerado al momento de evaluar el proveedor y/o proveedores que realizarán las tareas de Outsourcing.

 

Muchas veces los elegidos para el Outsourcing son proveedores habituales, ya existentes, que tienen un vínculo con la empresa, conociendo su negocio y con cierta familiaridad con el ambiente operativo y colaboradores de la empresa.

 

En éste aspecto nuestra Empresa puede ofrecer soluciones óptimas, acorde con nuestro nivel de Servicios y conocimiento del Cliente y sus necesidades y operatoria.

Los métodos de trabajo que empleamos en Systems World S.A. y nuestra experiencia nos permiten describir una breve reseña de la asistencia que podemos volcar en los poryectos de Outsorcing

 

Consideraciones para OUTSOURCING de Procesos.

Entender el problema y tener una metodología en la evaluación del caso a tratar permite decisiones con mejor grado de acierto y éxito. Los principales aspectos a considerar y tener en cuenta  son:

 

• Debemos realizar Outsourcing?

• Es recomendable al momento de evaluar un proceso de Outsourcing considerar y definir claramente los temas que llevan a tomar la determinación y contratación de un producto/servicio en forma externa a la empresa

• Motivos por los que se desea realizar una contratación externa

• Porque se decide por un proceso de Outsourcing en vez de ser realizado en la empresa. Estrategia, confidencialidad, capacidades técnicas disponibles, equipamientos, etc.

• Los objetivos de realizar esa contratación

• Definición de procesos y/o servicios que el proveedor externo debe llevar a cabo

• Las áreas de la empresa que serán impactadas al realizar la contratación

• Funciones y/o nuevas funciones que deberán asumir el personal de las áreas de la empresa que sean impactadas por el proceso de Outsourcing

 

Planificar el Outsourcing

Convencidos que la alternativa es posible, plantear un modelo de negocio, impactado por el nuevo ambiente a adoptar, nos permite focalizar el nuevo escenario. Es recomendable considerar en la evaluación, los siguientes aspectos

• Estado del escenario actual de procesos o servicios a tercerizar, estrategia del cambio

• Mejoras a incluir en el cambio de escenario. Mejoras de corto, mediano y largo plazo

• Alternativas disponibles en el mercado para poner en marcha el nuevo modelo

• Proveedores posibles, con calificación de acuerdo a dimensión y posibilidades de costeo a partir del negocio que tratamos en el escenario de Outsourcing

• Definición de modelos Solicitudes de propuestas (RFP) y Cotización (RFQ) que recibirán los proveedores potenciales

• Modelos de comunicación con el proveedor seleccionado, Responsabilidades de la empresa y del proveedor

• Planificación por etapas. Plan de acción detallado de cada etapa. Determinación de tareas, responsabilidades, objetivos y Entregables por etapa

• Ciclo del Plan de evolución de los procesos/servicios a partir del cumplimiento la réplica del estado actual en modelo gestionado por terceros

• Evaluación y Selección del proveedor

• Firmar el Acuerdo de Nivel del Servicio (SLA-Service Level Agreement).

 

Poner en marcha el cambio

Cumplidos las etapas anteriores, elegir, decidir y gestionar el cambio. Convencidos que el Outsourcing es el camino correcto por el que la empresa desea transitar, los siguiente pasos marcan el comienzo del proceso de cambio

• Crear un plan operacional, es decir, una serie de instrucciones que le indiquen al proveedor lo que se espera que haga.

• Impacto y contingencias en la ejecución del cambio

• Involucrar al personal de la empresa al proceso de cambio

• Identificar y capacitar al personal clave de la empresa que se vinculará con el proceso de Outsourcing

• Manejar la Transición hacia el nuevo esquema de contratación.

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